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審 查 指 南

(2001年版)

第五部分 專利申請及事物處理

第四章 專利申請案卷


1.案卷及組成
    專利申請案卷是專利申請在審批及其有效期間內逐步形成、并作為原始記錄保存起來以備查考的各種文件的集合。  專利申請案卷是審批和作出各種結論的依據。它詳細、真實地表述了專利申請從產生、形成到消亡的整個過程。
    專利申請案卷由案卷夾和各種文件組成,也可以由專利局規定的其他方式制成備份。

1.1 案卷夾
    案卷夾用于保存文件,同時也用于記錄案卷的重要內容,因此案卷夾是案卷的一個重要組成部分。
    當案卷夾遭到自然或人為的損壞需要更換新案卷夾時,應當將案卷夾上的全部記錄移至新案卷夾上,并將原案卷夾與案卷同時保存,不得隨意銷毀。
    案卷夾設有二個文件裝訂條和二個文件袋。
    第一裝訂條上裝訂申請人向專利局提出專利申請時首次遞交的各種文件(含專利申請文件和其他文件)、受理通知書和繳費通知書或費減審批通知書的正本。
    第二裝訂條上裝訂提出專利申請之后產生的其他文件。
    第一文件袋用于存放尚未處理或者尚未處理完畢的各種文件。
    第二文件袋用于存放公報袋。公報袋內存放公開或者授權文件。
    案卷夾的封面、封二、封三和封底分別用于記載流程、費用、法律狀態等以及收、發文件名稱。

1.2 文件
    專利申請案卷中的文件主要來自下列四個方面:
    (1) 申請人就一項發明創造向專利局提出一件專利申請要求獲得專利權時,依法提交的專利申請文件及其附件;
    (2) 專利局在對專利申請文件進行審查過程中,審查員作出的一系列決定和通知以及申請人應審查員要求作出的各種答復;
    (3) 提出專利申請之后申請人主動辦理各種手續時的文件及證明材料;
    (4) 在專利審批和授權后專利權有效期間內,任何人依法對該專利申請或者專利提出的各種文件以及專利局、專利復審委員會、人民法院等部門對這些文件審理后產生的文件。
    上述文件經過處理、立卷、歸檔形成案卷的重要組成部分。

2.立卷規則

2.1 原則
    立卷時應當遵守下列各原則。
    (1) 真實原則。收集的內容應當是申請人、專利權人、利害關系人、審查員等在申請專利、專利申請的審批、授權后各個法律程序中產生的原始文件。這些文件不得隨意替換、刪除、補充和涂改。需要更正的應當作出更正決定,并說明理由。
    (2) 獨立原則。每一件專利申請建立一份獨立的案卷,以該專利申請的申請號作為該案卷的案卷號,該案卷號使用于案卷存在的全過程。
    同一申請人對若干專利申請案卷辦理內容完全相同的手續時,應當分別對所有專利申請提出請求,這些文件將被歸入各自的案卷中。申請人不得使用“參見”的方式省略文件。對于專利申請集體進行申請人名稱變更或權利轉讓的,證明文件副本由專利局確認后,具有正本同等效力。
    專利局向同一申請人的多件專利申請發出內容相同的通知或決定時,均應當對每一件專利申請發出通知或者決定,不得省略。
    (3) 時間順序原則。當事人依法向專利局辦理各種手續時,專利局應當對提出的各種文件及時處理,并按時立卷歸檔;專利局審查員在審查過程中作出的各種通知或者決定也要按時立卷歸檔。
    專利申請案卷按各文件處理時間的先后順序立卷。

2.2 記載

2.2.1 文件的記載
    案卷內全部文件(包括收文和發文)應當按先后順序用阿拉伯數字連續編頁碼,并記載在案卷夾的相應欄目內。
    申請人提出專利申請時首次提交的各種文件和受理通知書按順序裝訂和編頁碼,并記錄在案卷夾的封三上。發明或實用新型專利申請的裝訂順序為:請求書、說明書摘要、摘要附圖、權利要求書、說明書、說明書附圖;外觀設計專利申請的裝訂順序為:請求書、圖片或照片、簡要說明。
    申請人提出專利申請后主動提交的各種文件或應審查員要求提交的各種文件、以及任何人依法對該專利申請提出的各種文件都應當記載在案卷夾封四的收文欄內;審查員作出的各種通知或者決定應當記載在案卷夾封四的發文欄內。記載的內容包括文件名稱、收發文日期和該文件所在的位置(頁碼)。

2.2.2 費用記載
    收到各種費用時,應當將費用名稱、繳費情況記錄在案卷夾封二上。辦理需要繳費的手續時,首先復核費用記錄情況,辦完手續后記錄作出該處理的日期。

2.2.3 法律狀態記載
    專利申請的重要法律狀態,特別是結案狀態,應當記載在案卷夾封面和封三的相應欄目內。

2.2.4 流程記載
    專利申請案卷在專利審批程序中運轉情況,主要是進入各程序的時間,應當記載在案卷夾封面的相應欄目內。

2.2.5 其他記載
    分類號、所屬審查部門、各種標記(優先權標記、實審請求標記、保密標記、減緩標記等),應當記載在案卷夾封面相應欄目內。

2.3 記載方式
    本章第2.2節中所稱的記載應當由立卷歸檔人進行。例如,申請人首次提交的文件由受理處立卷并記載;分類號、申請所屬審查部門由分類審查員或者實質審查員記載;各種通知和決定由審查員或流程管理人員記載并歸檔;申請人提供的其他文件由流程管理人員記載并由各責任審查員或事務處理人員歸檔。
  記載應當使用藍色或黑色圓珠筆或者鋼筆,不得使用鉛筆等易擦去字跡的工具來實現。
    記錄有誤需要更正時,由經辦人在更改處簽章,并使被更正的內容依然可見。

2.4 整理與分冊
    審批程序結束時,應當對專利申請案卷進行整理。
    當案卷內文件總頁數超過150頁時,應當分冊保管。分冊時,應當考慮到文件的不可分割性,要在各分冊的封面作出明顯標記,并且還要在首冊上注明冊數(含首冊)。

3.法律效力
    專利申請案卷是對專利審批、復審、無效等法律程序和涉及由權利歸屬糾紛的結果引起的相關程序的真實記錄。
    申請人提出專利申請之后,在審批程序和其他程序中可能對申請文件進行修改,這種修改可能導致公布的文本與原始文件不相一致。審查員對專利申請進行審查時應當以原始文本為依據,對符合規定的修改給予考慮,并在授權文本中加以確認和公告。

 

4.查閱和復制
法21.2      
     專利局對公布前的發明專利申請、授權公告前的實用新型和外觀設計專利申請負有保密責任。在此期間,專利局除有關初審人員外,任何人不得查閱和復制專利申請案卷。申請人因未留原稿對審查意見書答復有困難的,書面請求復制原始文件,經批準后可以辦理。
細則117.1    
     任何人均可向專利局請求查閱和復制公布后的發明專利申請案卷和授權后的實用新型和外觀設計專利申請案卷,經專利局批準后按規定辦理。

4.1 允許查閱和復制的內容
    (1) 對于已經公布但尚未公告授予專利權的發明專利申請案卷,可以查閱和復制該專利申請案卷中直到公布日為止的有關內容,即:申請文件,與申請直接有關的手續文件,公布文件,以及在初步審查階段專利局向申請人發出的通知書和決定書、申請人對通知書的答復意見正文。
    (2) 對于已經公告授予專利權的專利申請案卷,可以查閱和復制的內容包括:申請文件,與申請直接有關的手續文件,發明專利申請公布文件,授權公告文件,以及在各已審結的審查程序(包括初步審查、實質審查、復審和無效宣告審查等)中專利局向申請人或有關當事人發出的通知書和決定書的正文、申請人或有關當事人對通知書的答復意見正文。
    (3) 對于處在復審程序、無效宣告審查程序之中尚未結案的專利申請案卷,因特殊情況需要查閱和復制的,經有關方面同意后,可以依照(1)和(2)中的有關規定查閱和復制專利申請案卷中進入當前審查程序以前的內容。
    (4) 除上述內容之外,其他文件不得查閱。
 
4.2 查閱和復制程序
    查閱和復制專利申請案卷中的文件,應當按照下列順序進行:
    (1) 請求人提出書面請求并繳納規定費用;
    (2) 專利局工作人員在審核請求人出具的有關證明或證件后,到案卷所在部門提取案卷,依照本章第4.1節中的規定對案卷進行整理,取出不允許查閱和復制的文件;
    (3) 與請求人約定查閱時間并發出查閱通知書;
    (4) 查閱人憑查閱通知書到指定地點查閱文件,對需要復制的文件進行復制;
    (5) 專利局工作人員對查閱完畢的專利申請案卷重新整理,并將請求閱檔的證明原件和證件復印件存入案卷后,將該案卷退回所在部門。

5.保存期限和銷毀

5.1 保存期限
    已結案的專利申請案卷可分成:未授權結案(視為撤回、主動撤回和駁回等)的案卷和授權后結案(視為放棄專利權、主動放棄專利權、未繳年費失效、專利權期滿和專利權被宣告全部無效等)的案卷兩種。
細則117.2及.3
     未授權結案的案卷的保存期為3年;授權后結案的案卷的保存期為5年。保存期自結案日起算。
    有分案申請的原案案卷的保存期從最后結案案卷的結案日起算。
    重要的專利申請案卷經主管局長批準后可不定期延長保存期限。

5.2 銷毀
    銷毀前通過計算機作出案卷銷毀清冊,該清冊記載被銷毀的案卷的案卷號、基本著錄項目、銷毀日期。清冊經主管局長簽署銷毀命令后,由主管案卷部門實施銷毀工作。

 

 
 
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